Questo argomento merita una menzione particolare, anche se correlato con l'organizzazione dei processi.
La perdita di produttività, infatti, non dipende sempre da un processo poco lineare o da un'organizzazione migliorabile.
In molti casi, dipende da incidenze esterne al processo, che condizionano l'efficienza del lavoro e che, nella routine quotidiana, diventano abituali e non vengono più percepite come incidenze.
Si tratta di una questione culturale o di inerzia, che porta il personale ad assumere come parte del processo tali problemi, senza tentare di risolverli.

Quando alla domanda sugli standard e sui tempi, un caporeparto risponde: «dipende», dietro quel «dipende» si nasconde questa situazione e dietro di essa una perdita di produttività.

Per riportare l'efficienza al massimo livello occorre:

• Isolare i problemi e le incidenze esterne al processo, quantificare il costo e il delta di efficienza che generano
• Identificare degli standard ottimali, che non includano le perdite di efficienza dovute a tali incidenze
• Sensibilizzare il personale perché comprenda e assuma come obiettivo questi nuovi standard
• Istruirlo ed aiutarlo, perché reagisca in maniera adeguata di fronte ai problemi e li risolva

Una volta riportata l'efficienza al livello adeguato si potrà recuperare la produttività assumendo la riduzione dei costi superflui eliminati o impiegando le risorse che si sono liberate per aumentare la produzione.

Il grafico qui riportato illustra in maniera visiva questo concetto: con il miglioramento dell'efficienza si liberano delle risorse che possono essere impiegate per aumentare la produzione o possono essere risparmiate per ridurre i costi.