Este tema merece una mención aparte, aunque esté relacionado con la organización de procesos, porque la pérdida de productividad no depende siempre de un proceso poco lineal o de una organización mejorable. En muchos casos, depende de incidencias externas al proceso, que afectan a la eficiencia del trabajo y que con el transcurrir del día a día se convierten en costumbres y dejan de ser percibidas como incidencias.
Se trata de una cuestión cultural o de inercia, que lleva al personal a asumir como parte del proceso tales problemas, sin intentar resolverlos.

Cuando, preguntado sobre los estándares y los tiempos, un jefe contesta: «depende», detrás de ese «depende» se esconde esta situación y, detrás de ella, una pérdida de productividad.

Para reconducir la eficiencia al nivel máximo hace falta:

• Aislar los problemas y las incidencias externos al proceso, cuantificar el coste y el delta de eficiencia que generan.
• Identificar los estándares optimos, que no incluyen las pérdidas de eficiencia debidas a tales incidencias
• Sensibilizar al personal para que comprenda y asuma estos nuevos estándares como objetivos
• Instruirlo y ayudarlo, para que reaccione de manera adecuada frente a los problemas y los solucione.

Una vez reconducida la eficiencia al nivel adecuado, se podrá recuperar la productividad asumiendo la reducción de los gastos supérfluos eliminados o usando los recursos que se han liberado para aumentar la producción.

El gráfico que aquí se reproduce ilustra este concepto: con la mejora de la eficiencia se liberan unos recursos que se pueden usar para aumentar la producción o que se pueden ahorrar para reducir los costes.